Datenschutzerklärung Auwiesen Immobilien AG
Der Schutz Ihrer Privatsphäre, die Vertraulichkeit und die Sicherheit Ihrer Daten sowie eine transparente Information über den Umgang damit haben bei der Auwiesen Immobilien AG (nachfolgend "Auwiesen" oder "wir") einen hohen Stellenwert.
Die vorliegende Datenschutzerklärung klärt über die Art und den Zweck der Bearbeitung von Personendaten durch uns auf. Zu den Personendaten gehören Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum einer Person, wie auch weitere Angaben, die einer Person zugeordnet werden können.
1. Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung
Die nachfolgende Datenschutzerklärung gilt für die Wohnungsanmeldung, die Mietvertragsabwicklung und die damit zusammenhängenden Leistungen der Auwiesen. Ebenso gilt sie für die Personendaten, die wir im Zusammenhang mit unseren weiteren geschäftlichen Aktivitäten oder mit der Nutzung unserer Webseite www.auwiesen.ch ("Webseite") erhalten.
Für Daten über Personen, die sich bei uns auf eine offene Stelle bewerben, gilt für das Bewerbungsverfahren die Datenschutzerklärung für Bewerber.
2. Verantwortliche Stelle für die Datenbearbeitungen
Verantwortlich für die hier beschriebenen Bearbeitungen ist:
Auwiesen Immobilien AG
Klosterstrasse 17, 8406 Winterthur
Telefon: 052 260 33 00
E-Mail: datenschutz@auwiesen.ch
3. Welche Personendaten bearbeiten wir und zu welchen Zwecken?
3.1 Allgemein
Wir bearbeiten hauptsächlich Personendaten, die wir im Rahmen unserer geschäftlichen Beziehungen von unseren Geschäfts- und Vertragspartnern erhalten oder die wir bei der Nutzung unserer Webseite und weiteren Dienstleistungen erheben.
Sofern im Einzelfall nicht etwas anderes vereinbart wurde, werden Ihre Daten nur soweit bearbeitet, als es der Vertragsabschluss und die Geschäftsabwicklung erfordern, eine gesetzliche Grundlage besteht oder Sie einer Datenbearbeitung zugestimmt haben.
3.2 Kommunikation mit uns
Personendaten erhalten wir, wenn Sie mit uns per Post, Telefon, über unsere E-Mail-Adressen oder anderweitig Kontakt aufnehmen und kommunizieren. Diese Daten umfassen insbesondere Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, Informationen über Ihre Rolle in der Organisation, in der Sie tätig sind oder in deren Namen Sie mit uns kommunizieren, Ihre Mitteilung an uns (bspw. Informationen zu ihrem Anliegen).
Solche auf freiwilliger Basis übermittelten Daten werden für die Bearbeitung Ihrer Anfrage oder die Kommunikation mit Ihnen gespeichert und bearbeitet.
Falls Sie uns Personendaten über andere Personen (bspw. Mitarbeiter) zukommen lassen, sind Sie dafür verantwortlich, dass die Person entsprechend informiert wurde.
3.3 Abschluss und Durchführung eines Mietvertrags
Wenn Sie sich bei uns für die Miete einer Wohnung anmelden, erfassen und bearbeiten wir die Daten, die Sie uns bei der Anmeldung bekannt geben (unter anderem Name, Vorname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Zivilstand, Nationalität, Ausländerausweis, Angaben zum Arbeitgeber und zum Einkommen resp. zum Bezug einer Rente, Betreibungsregisterauszug, Angaben über eine bestehende Beistandschaft, Angaben zum bisherigen Vermieter, Angaben zu Familienangehörigen). Ausserdem holen wir allenfalls bei Ihrem aktuellen Vermieter, Ihrem Arbeitgeber oder bei weiteren in Ihrer Anmeldung erwähnten Personen Referenzen über Sie ein oder lassen eine Bonitätsprüfung erstellen. Diese Daten bearbeiten wir für die Bearbeitung Ihrer Anmeldung und die Prüfung des Abschlusses eines Mietvertrages.
Wenn Sie bei uns einen Mietvertrag abschliessen, erfassen und bearbeiten wir neben den Angaben aus dem Anmeldeprozess die Daten, die Sie uns für den Abschluss des Mietvertrags bekannt geben (unter anderem Name, Vorname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Zivilstand, Nationalität, Ausländerausweis, Angaben zum Einkommen, Betreibungsregisterauszug, Angaben über eine bestehende Beistandschaft, Angaben zu Familienangehörigen). Diese Angaben benötigen wir für den Abschluss des Mietverhältnisses.
Während des Mietverhältnisses erfassen und bearbeiten wir weitere Informationen, die wir direkt von Ihnen oder von anderen Personen wie unseren Hauswartungen erhalten oder die im Zusammenhang mit der Abwicklung des Mietverhältnisses anfallen. Diese Informationen umfassen zum Beispiel die Protokolle über die Wohnungsübernahme und Wohnungskontrollen, Vertragsanpassungen, Angaben zu Mitbewohnern, Notfallkontakte, Angaben zum Verbrauch von Wasser, Strom und Heizungsenergie, Mietzins- und Nebenkostenabrechnungen, Korrespondenz mit Ihnen. Diese Daten bearbeiten wir, um das Mietverhältnis durchzuführen und zu beenden, um Ihre Anliegen und die Anliegen von anderen Personen im Zusammenhang mit dem Mietverhältnis zu bearbeiten, um unsere Dienstleistungen zu erbringen, Ihnen Mitteilungen zuzustellen, um rechtliche Pflichten einzuhalten, unsere Rechte zu schützen und durchzusetzen und uns gegen Ansprüche anderer zu verteidigen.
3.4 Verwaltung von Stockwerkeigentumsgemeinschaften
Wenn wir mit der Verwaltung einer Stockwerkeigentumsgemeinschaft betraut werden, erfassen und bearbeiten wir die Daten, die wir von der Stockwerkeigentümergemeinschaft über die Stockwerkeigentümer und deren Mieter erhalten oder die im Zusammenhang mit der Abwicklung der Verwaltung anfallen. Diese Daten umfassen zum Beispiel Name, Vorname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Eigentumsanteil, Angaben zum Verbrauch von Wasser, Strom und Heizungsenergie, Verwaltungs- und Nebenkostenabrechnungen, Korrespondenz mit Ihnen, Protokolle über die Stockwerkeigentümerversammlungen.
Diese Daten bearbeiten wir, um den Auftrag zur Verwaltung des Stockwerkeigentums durchzuführen und zu beenden, um Ihre Anliegen und die Anliegen von anderen Personen im Zusammenhang mit dem Stockwerkeigentum zu bearbeiten, um unsere Dienstleistungen zu erbringen, Ihnen Mitteilungen zuzustellen, um rechtliche Pflichten einzuhalten, unsere Rechte zu schützen und durchzusetzen und uns gegen Ansprüche anderer zu verteidigen.
3.5 Abwicklung weiterer Verträge
Im Zusammenhang mit dem Abschluss und der Abwicklung von weiteren Verträgen erheben wir insbesondere Kontaktdaten, Angaben über die Abwicklung und Beendigung von Verträgen sowie Interaktionen mit den Vertragspartnern. Die Vertragsabwicklung umfasst alles, was erforderlich oder zweckmässig ist, um einen Vertragspartner auszuwählen, einen Vertrag zu schliessen, durchzuführen und durchzusetzen. Dazu gehört auch die Bearbeitung für die Buchführung, um Ihre Anliegen und die Anliegen von anderen Personen im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis zu bearbeiten, um unsere Leistungen zu erbringen, Ihnen Mitteilungen zuzustellen, um rechtliche Pflichten einzuhalten, unsere Rechte zu schützen und durchzusetzen und uns gegen Ansprüche anderer zu verteidigen, zur Gewährleistung unseres Betriebs, insbesondere der IT-, Gebäude- und Anlagesicherheit und zum Schutz unserer Mitarbeitenden und weiteren Personen und uns gehörenden oder anvertrauten Werten (wie z.B. Zutrittskontrollen, Besucherlisten, Netzwerk- und Mailscanner, Telefonaufzeichnungen).
3.6 Nutzung unserer Webseite
3.6.1 Technische Informationen und Cookies allgemein
Beim Besuch und der Nutzung unserer Webseite werden technische Informationen erfasst und in Logfiles gespeichert. Mit Ausnahme der Internet-Protocol (IP)-Adresse enthalten diese Informationen keine personenbezogenen Daten. Zu diesen technischen Informationen gehören IP-Adresse, Datum und Zeit der Zugriffe, Hardwaremodell, Betriebssystemversion, Geräteidentifizierung, besuchte Webseite, Systemaktivitäten, Browsertyp, Browsersprache etc.
Bei der Nutzung dieser technischen Informationen wird keine Zuordnung zu einer bestimmten Person gemacht. Die Erfassung und Bearbeitung dieser Informationen ist technisch erforderlich, um Ihnen die Inhalte auf unserer Webseite anzuzeigen und deren Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Diese Informationen werden zudem erhoben, um die Webseite und unsere Leistungen sowie die Werbung für diese zu verbessern und ihre Nutzung zu analysieren.
Wir verwenden auf unserer Webseite Cookies. Das sind Textdateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden und Informationen über die Besucher und die Nutzung unserer Webseite erfassen. Sie werden entweder vorübergehend für die Dauer einer Sitzung (Session-Cookies) oder dauerhaft (permanente Cookies) auf Ihrem Endgerät gespeichert. Session-Cookies werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Permanente Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese selbst löschen oder eine automatische Löschung durch Ihren Webbrowser erfolgt. Cookies ermöglichen unter anderem eine bessere Nutzung der Webseite und eine Auswertung über die Nutzung unserer Webseite. Wenn Sie nicht möchten, dass wir bei Ihrem Besuch Cookies verwenden, können Sie deren Nutzung in den Einstellungen Ihres Browsers deaktivieren. In diesem Fall können bestimmte Teile unserer Webseite nicht oder nicht vollumfänglich funktionsfähig sein.
Teilweise verwenden wir auch Cookies, Plugins und weitre Angebote von Drittunternehmen. Diese ermöglichen uns oder Ihnen die Nutzung bestimmter Dienstleistungen des Drittunternehmens (z.B. Cookies zur Abwicklung von Zahlungsdienstleistungen). Weitere Hinweise können dem Cookies-Hinweis entnommen werden.
3.6.2 Google Analytics und weitere Google Analyse und Marketing-Dienste
Wir setzen auf unserer Webseite den Google Tag Manager, Google Analytics, Google Ads und Google Remarketing ein. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Der Google Tag Manager ist ein Tool, mit dessen Hilfe wir Tracking- oder Statistik-Tools und andere Technologien auf unserer Webseite einbinden können. Der Google Tag Manager selbst erstellt keine Nutzerprofile, speichert keine Cookies und nimmt keine eigenständigen Analysen vor. Er dient lediglich der Verwaltung und Ausspielung der über ihn eingebundenen Tools. Der Google Tag Manager erfasst jedoch Ihre IP-Adresse, die auch an das Mutterunternehmen von Google in die Vereinigten Staaten übertragen werden kann.
Google Analytics ermöglicht uns, das Verhalten der Webseitebesucher zu analysieren. Hierbei erhalten wir verschiedene Nutzungsdaten, wie z.B. Seitenaufrufe, Verweildauer, verwendete Betriebssysteme und Herkunft des Nutzers. Diese Daten werden von Google ggf. in einem Profil zusammengefasst, das dem jeweiligen Nutzer bzw. dessen Endgerät zugeordnet ist.
Des Weiteren kann Google Analytics u.a. Ihre Maus- und Scrollbewegungen und Klicks aufzeichnen. Google Analytics verwendet verschiedene Modellierungsansätze, um die erfassten Datensätze zu ergänzen und setzt Machine Learning-Technologien bei der Datenanalyse ein.
Google Analytics verwendet Technologien, die die Wiedererkennung des Nutzers zum Zwecke der Analyse des Nutzerverhaltens ermöglichen (z. B. Cookies oder Device-Fingerprinting). Die von Google erfassten Informationen über die Benutzung dieser Webseite werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.
Diese Webseite nutzt die Funktion „demografische Merkmale“ von Google Analytics, um den Webseitebesuchern passende Werbeanzeigen innerhalb des Google-Werbenetzwerks anzeigen zu können. Dadurch können Berichte erstellt werden, die Aussagen zu Alter, Geschlecht und Interessen der Seitenbesucher enthalten. Diese Daten stammen aus interessenbezogener Werbung von Google sowie aus Besucherdaten von Drittanbietern. Diese Daten können keiner bestimmten Person zugeordnet werden. Sie können diese Funktion jederzeit über die Anzeigeneinstellungen in Ihrem Google-Konto deaktivieren.
Google Ads ermöglicht es uns Werbeanzeigen in der Google-Suchmaschine oder auf Drittwebseiten auszuspielen, wenn der Nutzer bestimmte Suchbegriffe bei Google eingibt (Keyword-Targeting). Ferner können zielgerichtete Werbeanzeigen anhand der bei Google vorhandenen Nutzerdaten (z. B. Standortdaten und Interessen) ausgespielt werden (Zielgruppen-Targeting). Wir als Webseitebetreiber können diese Daten quantitativ auswerten, indem wir beispielsweise analysieren, welche Suchbegriffe zur Ausspielung unserer Werbeanzeigen geführt haben und wie viele Anzeigen zu entsprechenden Klicks geführt haben.
Google Remarketing analysiert Ihr Nutzerverhalten auf unserer Webseite (z. B. Klick auf bestimmte Produkte), um Sie in bestimmte Werbe-Zielgruppen einzuordnen und Ihnen anschliessend beim Besuch von anderen Onlineangeboten passende Webebotschaften auszuspielen (Remarketing bzw. Retargeting). Des Weiteren können die mit Google Remarketing erstellten Werbe-Zielgruppen mit den geräteübergreifenden Funktionen von Google verknüpft werden. Auf diese Weise können interessenbezogene, personalisierte Werbebotschaften, die in Abhängigkeit Ihres früheren Nutzungs- und Surfverhaltens auf einem Endgerät (z. B. Handy) an Sie angepasst wurden auch auf einem anderen Ihrer Endgeräte (z. B. Tablet oder PC) angezeigt werden.
Zur Zielgruppenbildung verwenden wir unter anderem den Kundenabgleich von Google Remarketing. Hierbei übergeben wir bestimmte Kundendaten (z. B. E-Mail-Adressen) aus unseren Kundenlisten an Google. Sind die betreffenden Kunden Google-Nutzer und in ihrem Google-Konto eingeloggt, werden ihnen passende Werbebotschaften innerhalb des Google-Netzwerks (z. B. bei YouTube, Gmail oder in der Suchmaschine) angezeigt.
Wenn Sie über einen Google-Account verfügen, können Sie der personalisierten Werbung unter folgendem Link widersprechen: https://www.google.com/settings/ads/onweb/.
Wir haben auf dieser Webseite die Funktion IP-Anonymisierung aktiviert. Dadurch wird Ihre IP-Adresse von Google innerhalb der Schweiz oder von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder des EWR vor der Übermittlung in die USA gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Google benutzt diese Informationen, um Ihre Nutzung der Webseite auszuwerten, um Reports über die Webseiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Webseitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen für uns zu erbringen.
Sie können die Erfassung und Verarbeitung Ihrer Daten durch Google verhindern, indem Sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.
Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten bei Google finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=de.
3.6.3 Plugins und Tools
Google Maps
Unsere Webseite nutzt zur leichten Auffindbarkeit der von uns auf der Webseite angegebenen Orte den Kartendienst Google Maps. Anbieter ist die Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Zur Nutzung der Funktionen von Google Maps ist es notwendig, Ihre IP-Adresse zu speichern. Diese Informationen werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Wir haben keinen Einfluss auf diese Datenübertragung. Wenn Google Maps aktiviert ist, kann Google zum Zwecke der einheitlichen Darstellung der Schriftarten Google Web Fonts verwenden. Beim Aufruf von Google Maps lädt Ihr Browser die benötigten Web Fonts in ihren Browsercache, um Texte und Schriftarten korrekt anzuzeigen.
Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten durch Google finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy?hl=de.
3.7 Bearbeitung für Marketing und Newsletter
Soweit gesetzlich erlaubt und Sie der Nutzung Ihrer Daten für diese Zwecke nicht widersprochen haben, können wir Ihre Daten für Werbung und Marketing (einschliesslich Durchführung von Anlässen und Versand von Newslettern über aktuelle Geschehnisse und Angebote) verwenden. Wenn Sie der Nutzung für Marketing und Werbung widersprechen, setzen wir Sie auf eine Sperrliste gegen weitere Marketingkommunikation.
Wir bauen in unseren Newslettern und sonstigen Marketing-E-Mails teilweise und soweit erlaubt auch sicht- und unsichtbare Bildelemente ein, mit deren Hilfe wir feststellen können, ob und wann das E-Mail geöffnet wurde, damit wir hier messen und besser verstehen können, wie unsere Angebote genutzt werden und verbessert werden können.
4. Weitergabe von Personendaten
Wir geben im Rahmen unserer geschäftlichen Aktivitäten und der Zwecke gemäss Ziff. 3, soweit erlaubt und es uns als angezeigt erscheint, Personendaten auch Dritten bekannt, sei es, weil sie diese für uns bearbeiten, sei es, weil sie sie für ihre eigenen Zwecke verwenden wollen. Dabei geht es insbesondere um folgende Stellen (alle gemeinsam “Empfänger”):
- Dienstleister (wie z.B. Banken, Versicherungen), einschliesslich Auftragsbearbeiter (wie z.B. IT-Provider),
- Kunden, Eigentümer der von uns verwalteten Liegenschaften, Händler, Lieferanten, Subunternehmer und sonstige Geschäftspartner,
- Behörden oder andere Dritte, wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind oder es zur Wahrung unserer Interessen nötig ist, wie z.B. zur Missbrauchsbekämpfung oder Rechtewahrung
- Branchenorganisationen, Verbände, Organisationen und weitere Gremien,
- anderen Parteien in möglichen oder tatsächlichen Rechtsverfahren.
Diese Empfänger sind grundsätzlich im Inland. In bestimmten Fällen können wir Personendaten aber auch IT-Dienstleistern und anderen Empfängern bekanntgeben, die sich im Ausland befinden (namentlich in Ländern der EU oder in den USA). Wenn wir Daten in ein Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz übermitteln, sorgen wir wie gesetzlich vorgesehen mittels Einsatz von entsprechenden Verträgen (namentlich auf Basis der sogenannten Standardvertragsklauseln) für ein angemessenes Schutzniveau oder stützen uns auf die gesetzlichen Ausnahmentatbestände wie namentlich Ihre Einwilligung, den Vertragsabschluss oder die Vertragsabwicklung, die Feststellung, Ausübung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen. Sie können bei der unter Ziff. 2 genannten Kontaktstelle weitere Informationen über die implementierten Massnahmen erhalten
Im Übrigen geben wir Personendaten nur dann an Dritte weiter, wenn dies für die Erreichung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke oder unsere Dienstleistungen erforderlich ist, wenn dies gesetzlich oder in einer Verfügung so vorgesehen ist, wenn dies nötig ist für die Durchsetzung unserer Rechtsansprüche oder wenn Sie dazu Ihre Einwilligung gegeben haben.
5. Änderungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern. Wir werden über solche Änderungen in geeigneter Weise informieren, z.B. durch Veröffentlichung auf unserer Webseite. Mit dieser Information tritt die jeweils neue Version in Kraft.
Version August 2023